Dokumentensouveränität beginnt beim Dokument – und dort liegt das Problem. Ich habe einen Traum. Keinen großen, keinen politischen. Einen technischen.
Dass in Deutschland wieder Software geschrieben wird, die sinnvoll Dokumente erzeugen lässt. Dass jemand denkt, ein anderer finanziert – und die Nutzer endlich arbeiten können, statt Formatvorlagen zu reparieren.
Das klingt utopisch. Es ist das Gegenteil. Denn es hat schon einmal funktioniert.
250 Bytes statt 35.000
In den 1980er Jahren baute ein Freiburger Mittelständler namens kühn&weyh ein Textsystem, das einer einfachen Regel folgte: Der Autor schreibt den Inhalt. Das System kümmert sich um die Darstellung.
Das System hieß M/TEXT. Ein Geschäftsbrief darin war 250 Bytes groß. Derselbe Brief in Microsoft Word: 35.000 Bytes. Also Faktor 140. Der Unterschied ist dabei nicht Zufall. Er ist Konstruktionsprinzip.
M/TEXT trennte, was heute verschmolzen ist: Inhalt und Layout. Was in der Datei stand, war Text. Nur Text. Die Formatierung – Briefkopf, Schriftart, Seitenränder, Faltmarken – fügte das System erst bei der Ausgabe hinzu. Also nicht bei der Speicherung. Folglich war die Datei auf der Platte reiner Inhalt. Hundert Prozent Nutzlast.
Insgesamt 800 Großkunden nutzten dieses System. Darunter die Münchener Rück, der ADAC, alle Berufsgenossenschaften und der Deutsche Sparkassenverlag. Weltweit vertrieb Cincom Systems das Produkt unter dem Namen MANTEXT – nicht weil es billig war, sondern weil es etwas konnte, das kein anderes Produkt konnte. Tatsächlich hatte kühn&weyh doppelt so viele Nutzer wie die IBM mit Text/370. Ein Mittelständler mit weniger als hundert Mitarbeitern schlug also den größten IT-Konzern der Welt. Nicht durch Marketing. Sondern durch ein Prinzip.
Was die Trennung ermöglichte
Die Kunden kamen nicht wegen der Trennung. Vielmehr kamen sie wegen dem, was die Trennung ermöglichte.
Der ADAC beispielsweise verschickte Millionen Briefe an Mitglieder. Branchendurchschnitt für Serienbriefe: ein Prozent Rücklauf. Mit M/TEXT hingegen: bis zu vierzig Prozent. Faktor vierzig. Denn M/TEXT konnte personalisieren – hunderttausend Briefe, jeder anders, jeder persönlich, jeder korrekt formatiert. Ohne dass ein Mensch am Layout eines einzigen Briefs gearbeitet hätte.
Aus M/TEXT und der Grafiksprache M/GRAF entwickelte sich schließlich M/OMS – ein Output-Management-System, das ich mitentwickelt habe. Es läuft seit 39 Jahren. Störungsfrei. Nicht weil es perfekt ist, sondern weil es das richtige Prinzip umsetzt: Was nicht im Dokument steckt, kann nicht kaputtgehen. Das ist Dokumentensouveränität in Reinform.
Vergleichen Sie das einmal mit Ihrem Word-Dokument von 2005. Öffnen Sie es in Word 2024. Zählen Sie die Formatierungsfehler. Fragen Sie sich, warum die eingebettete Excel-Tabelle nicht mehr funktioniert. Und dann fragen Sie sich, warum ein System aus den Achtzigern problemlos läuft – während Ihr Dokument von vor zwanzig Jahren es nicht tut.
Dokumentensouveränität: Was verloren ging
Die Ideen waren da. Produkte ebenso. Und auch die Kunden fehlten nicht. Was jedoch fehlte, war die Entscheidung, den eigenen Weg weiterzugehen.
kühn&weyh ließ den Nachfolger sterben, weil der eigene Vertrieb sein Produkt schützte. Marco Börries wiederum verkaufte StarDivision an Sun, weil er in Deutschland keine Partner fand – daraus wurde OpenOffice, dann LibreOffice. Und in Neustadt an der Weinstraße entwickelte die SER zeitbezogene Speicherung, die Amazon heute als S3 Glacier verkauft.
Stück für Stück verschwand die Unabhängigkeit. Allerdings nicht durch feindliche Übernahme und auch nicht durch technische Unterlegenheit. Sondern durch Entscheidungen, die kurzfristig vernünftig und langfristig fatal waren.
Heute nutzt deshalb jedes deutsche Unternehmen Microsoft Word. Speichert in einer amerikanischen Cloud. Verwaltet den Ballast mit einem DMS, das nur existiert, weil die Dokumente zu komplex geworden sind. Und bezahlt für all das – in Lizenzen, in Speicher, in Migrationskosten, in verlorener Dokumentensouveränität.
80 Prozent Ballast: Warum Dokumentensouveränität messbar ist
In meinem neuen Buch „Nutzlast – Was Ihre Dokumente wirklich transportieren“ habe ich vermessen, was niemand vermisst: den tatsächlichen Inhalt von Unternehmensdokumenten.
Das Ergebnis, quer durch Branchen und Unternehmensgrößen: Typischerweise 80 Prozent Ballast. Dabei handelt es sich um Layout-Informationen, XML-Strukturen, Editor-Artefakte, eingebettete Themes und Revisionsdaten – also alles Dinge, die kein Leser braucht und kein Geschäftsprozess nutzt.
Bei einem Unternehmen mit 1.000 Mitarbeitern summiert sich das auf geschätzte 2,3 Millionen Euro pro Jahr. Wohlgemerkt nicht für den Inhalt – sondern für die Verpackung.
Zudem ist die Methode in dreißig Minuten reproduzierbar: Zehn DOCX-Dokumente in ZIP umbenennen, entpacken, den reinen Textinhalt messen, durch die Dateigröße teilen. Die Zahl wird zwischen 3 und 25 Prozent Nutzlast liegen. Wahrscheinlich näher an 10.
Warum Dokumentensouveränität jetzt möglich ist
40 Jahre nach M/TEXT ist die Frage, die kühn&weyh richtig beantwortete, wieder die richtige Frage: Was braucht der Inhalt? Und was braucht die Darstellung? Und warum müssen beide in derselben Datei stecken?
Die Trennung ist technisch einfacher denn je. Markdown, Pandoc, Git, Template-Engines – alles Open Source, alles verfügbar. Dennoch fehlt nicht die Technologie. Was vielmehr fehlt, ist das Bewusstsein, dass es einen Rückweg gibt. Und Unternehmer, die diesen Weg gehen.
Vor allem für KI-Anwendungen wird das Thema existenziell: Sprachmodelle arbeiten mit Tokens. Jeder Token kostet Geld. 80 Prozent Ballast bedeutet folglich: 80 Prozent der Token-Kosten entfallen auf Information, die keine ist. Wer also seine Dokumente entschlackt, bevor er KI darauf loslässt, spart nicht nur Speicher – er spart bei jedem einzelnen API-Call.
Der Traum: Dokumentensouveränität, konkret
Was ich mir wünsche, ist keine Rückkehr zu M/TEXT. Die Welt hat sich weitergedreht. Aber das Prinzip – Inhalt und Darstellung trennen, Ballast eliminieren statt verwalten, die Anforderung hinterfragen statt das nächste Werkzeug kaufen – dieses Prinzip ist heute aktueller als je zuvor.
Zunächst müsste jemand denken: ein Architekt, der Dokumentenerzeugung von Grund auf neu entwirft. Leicht. Sicher. Souverän. Ohne die 47 XML-Dateien, die in jeder DOCX-Datei stecken.
Dann müsste jemand finanzieren: ein Investor, der versteht, dass Dokumentensouveränität kein Schlagwort ist, sondern ein Markt. Dass 80 Prozent Ballast eine Geschäftsmöglichkeit sind, keine Naturkonstante.
Und die Nutzer – die könnten endlich arbeiten. Statt Formatvorlagen zu reparieren, Serienbriefe zu debuggen oder Kompatibilitätsprobleme zu googeln.
Es gelang uns damals. Es gelänge uns heute wieder. Dokumentensouveränität ist keine Utopie – man muss nur die Frage stellen.
Das Buch – und die sechs anderen
„Nutzlast“ ist Buch 6 der KI-Macherreihe 2026 – sieben Bücher, geschrieben vom Macher für Macher. Die Leitfrage der Reihe: Wer steuert die Veränderung – das Werkzeug oder der Mensch, der es einsetzt?
Jedes Buch steht für sich. Wer mehrere liest, erkennt die Verbindungen:
- Greenfield – Das Fundament. Vier Stufen: Bevor etwas Neues auf Bestehendes gestapelt wird, stellt sich die Frage, ob das Bestehende überhaupt die richtige Basis ist.
- Managed Services richtig verstehen – Die Betriebslücke. Was ein Provider verspricht und was er im laufenden Betrieb liefert – dazwischen liegt das Risiko.
- Das Helferlein-Paradox – Das Rechercheur-Modell. KI recherchiert, der Mensch entscheidet. Das deutschsprachige Grundlagenwerk zur KI-Rolle in der IT-Entscheidung.
- The Little Helper Paradox – Das Rechercheur-Modell im internationalen Kontext.
- Plausible Lügen – Datenqualität als Entscheidungsrisiko. Was passiert, wenn die Daten fehlerhaft sind – und die KI trotzdem ein überzeugendes Ergebnis liefert.
- Nutzlast – Die Ballast-Ratio. 80 Prozent Ballast in Ihren Dokumenten, messbar, bezifferbar, vermeidbar. Dieses Buch.
- Ordnungsenergie (in Arbeit) – Warum jede Integration laufend Energie braucht und Go-Live kein Endpunkt ist.
Was die Bücher verbindet
Die Ballast-Ratio aus Nutzlast liefert dabei den Maßstab, mit dem Ordnungsenergie Integrationsarchitekturen bewertet. Gleichzeitig schärft die Warnung vor plausiblen Lügen den Blick für KI-Ergebnisse, die überzeugend aussehen und trotzdem falsch sind. Und der Greenfield Approach liefert schließlich die Methode, um aufgelaufene Entropie auf null zu setzen, statt sie endlos zu verwalten.
„Nutzlast – Was Ihre Dokumente wirklich transportieren“ ist erhältlich als Taschenbuch bei Amazon (ISBN 978-3-96459-037-4, €24,99) und als Kindle-Edition (€9,99). Für alle, die Dokumentensouveränität nicht nur fordern, sondern messen wollen.
Wer den Ballast in seinem Unternehmen messen will, bevor er das Buch liest: Die Methode steht in Kapitel 3. Dreißig Minuten. Zehn Dokumente. Eine Zahl.
Und wer danach reden will: Erstgespräch vereinbaren – eine Stunde, kostenlos, unverbindlich.
Michael Schmid ist Physiker, Principal Consultant und Eigentümer der it-dialog e.K. in Stuttgart. Er arbeitet seit 1985 in der Softwareentwicklung und hat die Dokumententechnologie von M/TEXT über Output Management bis zur heutigen Cloud-Architektur von innen erlebt.